Re:ニュースレター【あきえ】

雑

コメントに書くと読みにくいので、こちらに書き込みます。
下のコメントに書いたことを要約すると、
「環境創造舎には“情報の共有”が欠落している。
　情報を共有する手段としてＭＬがあるが、十分に機能していない。」
では、
■ＭＬをより機能させるためには…
①ミーティングのたびに確実にＭＬへ翌日までに報告する人を決めて、
　報告することを徹底させる。
②それでも徹底できない場合はサポート役を決め、期日までに報告がなければ催促をする。
　報告担当者ができなければサポート役が報告を代行する。
③受け手側は、ＭＬを確認したら発信者に確認のメールを送る。
　ついでに、疑問などがあれば一緒に質問すれば理解度が増す。
④報告は、参加していない人にも分かり易く書く。
　分担する仕事は、リストアップするだけでなく、担当者の名前もきちんと書く。
ここまでガチガチのルールを作るのは、「徹底させる」ためには重要だけども、
そのルールをこなすだけでなく、一つ一つのルールがなぜ必要なのか
スタッフ一人一人が認識しなければ意味がないと思います。
■情報共有のためのそのほかの手段…
現在のＭＬの問題を一つ挙げるとすれば、緊急度、重要度、
保存の必要性のレベルが異なる情報が混同していることではないでしょうか。
イベントへの参加確認とミーティングの報告が一緒にある。
それ自体は問題ではないですが、情報量（投稿数）も多く、
一日中ネット環境にあるわけでなく、毎日メール確認をしない学生は、
保存する情報、返信が必要な情報の選別ができていないのではないでしょうか。
それを解決する手段として、２つ考えられる。
　①ＭＴＧ報告とその他の出欠確認などのＭＬを分ける。
　②ＭＴＧの報告や仕事の進捗状況をＭＬとともにＢＢＳ／ＢＬＯＧ／ＨＰに掲載する。
①よりも②の方が受け手、送り手双方ともの作業量は少なく、混乱も少ないと思います。
ただ、①は情報が個人に直接届けられるのに対して、
②は個人が情報を得るためにアクセスするモチベーションがなければならない。
モチベーションの低い学生がいて、その学生とも情報の共有を図ろうとするのならば、
①の方が良いと思います。
②のＢＢＳ／ＢＬＯＧ／ＨＰともにＵＲＬ非公開かアクセス制限ありを想定しています。


文中、きつい言葉を使っているかもしれませんが、
事実・考えを述べているだけで、他意はないので悪しからず。